نامه استخدامی اولین گام برای تصاحب شغل می باشد. به یاد داشته باشید که کارفرمایان روزانه هزاران نامه استخدامی و رزومه دریافت میکنند. هدف شما باید پیشی گرفتن از بقیه باشد. یک نامه استخدامی خوب می تواند شما را بهترین فرد برای شغل مورد نظر جلوه دهد.
در زیر توصیه هایی جهت نوشتن یک نامه استخدامی موفق آمده است.
۱ – نامه خود را قبل از فرستادن غلط گیری و اصلاح نمایید .
اگر بخواهید که به طور حرفه ای نامه را بنگارید، حتماً باید نامه شما خالی از اشتباهاتی نظیر اشتباهات چاپی، املائی و دستوری باشد. بیشتر نامه های از این دست به دلیل چنین اشتباهاتی تاثیر داده نمی شوند.
۲ – نامه خود را به نام فردی که شما را استخدام می کند مثلا به مدیریت استخدام و یا قسمت استخدام ارسال کنید .
با شرکت فوق تماس بگیرید و نام فردی که در قسمت استخدام مسئول این گونه امور است را گرفته و نامه خود را به نام ایشان ارسال نمایید. این کار ابتکاری است که تاثیر مثبتی را بر روی خواننده نامه استخدامی شما می گذارد.
۳ – نامه خود را به نام شخص بفرستید، نه به نام شرکت.
در صورت امکان از اسم و سمت شخص فوق استفاده کنید . تذکیر یا تانیث ایشان را در صورت عدم آگاهی حدس نزدید . هدف شما این است که نامه را برای فردی ارسال کنید که قصد دارد شما را استخدام کند و شما نیز قصد همکاری در آینده را با ایشان دارید
۴ – با کلمات دلخواه خود بنویسید
نامه استخدامی شما مانند رزومه باید کاملاً نشان دهنده و بازتاب اندیشه و تفکر شما نسبت به شغل جدید باشد. کارفرمایان دنبال اطلاعات علمی و همچنین شوق و ذوق کاری شما هستند
۵ –کتابهای مرجع را برای برطرف کردن و احیاناً کمک در نکات دستوری و املائی بکارگیری. اگر اشتباهات املائی و یا دستوری داشته باشید ، واقعاً نکوهش آور خواهد بود. هرگز در استفاده از کتابهای مرجع و لغت تردید نکنید و حتی از کتابهای گوناگون که در دستور، لغت و ادا کردن کلمات کمک می کنند بهره بگیرید.
۶ – در نامه خود نشان دهید که اطلاعاتی از سازمان یا شرکت مربوطه دارید.
به این ترتیب می توانید نشان دهید که درباره ایشان تحقیق کرده اید و همینطور بدون اطلاع شماره تلفن شرکت فوق را نگرفته اید. شما می دانید که در شرکت مزبور چه کسانی هستند و چه میکنند و به همین دلایل انتخابشان می کنید
۷ – از عبارات و جملاتی استفاده کنید که برای کارفرما قابل شناخت و معنی دار باشد
نامه خود را تا جایی که ممکن است مرتب و معنی دار جلوه دهید.سعی کنید آن را طبقه بندی شده عرضه کنید. وارد کلمات و اطلاعات تخصصی و حرفه ای خود که به شغل مورد نظر مربوط نیستند، نشوید
۸ – مطئمن شوید که آدرس و شماره تلفن تماس خود را در نامه قید کرده اید
حتماً باید آدرسی که جواب نامه شما می بایست به آن بازگردد را ذکر کنید .که این آدرس می تواند شامل کد پستی، شهر، تلفن و آدرس محل سکونت باشد
۹ – حالت رسمی و اداری به نامه بدهید تا خود را حرفه ای جلوه دهید
در این صورت نامه شما برای طرح مصاحبه نزدیک شده در واقع ارزش نامه هنگامی آشکار می شود که برای مصاحبه دعوت شوید
۱۰ – “من“ را کم ارزش جلوه دهید و به “شما“ اهیمت بدهید
سعی کنید عباراتی مانند “من انتظار دارم“ را به “شما می خواهید“ تبدیل کنید . در واقع عبارت “ شما می خواهید“ مربوط به خواسته های کارفرما می باشد و باید مشخص شود که شما چه کاری می توانید برای شرکت کارفرما انجام دهید . در واقع هر چه بیشتر به خواسته های کارفرما بها دهید، میل انجام مصاحبه با شما افزایش می یابد
۱۱ – مطالب را با اطمینان بیان کنید اما خود نمایی نکنید
تمامی ملزومات انجام کار را شرح دهید. سعی کنید مسیری برای ارتباط مناسب بین توانایی ها و قابلیتهای خود و نیازهای کارفرما پیدا کنید. تاکید کنید که می توانید خود را با شرایط کاری وفق دهید ،چرا که این امر برای کارفرمایان بسیار مهم است
۱۲ – مطئمن شوید که کارفرما نامه شما را با بینش منحصر به فرد مربوط به شما می خواند
موضوع اصلی تمامی موارد قابل ذکر در نامه را تجربه، توانایی، قدرت, هنر و نیروی کاری خود قرار دهید و نیز شرح دهید که چگونه این موارد در خدمت شرکت قرار می گیرد و در این هنگام سعی کنید از کلمات و جملاتی استفاده کنید که به گرمی حالات شما را بیان کند.
۱۳ – نامه خود را به گونه ای طرح کنید که نشان دهد شما شایسته همکاری با ایشان هستید.
توضیح دهید که شما که هستید و چه کاری را می خواهید برای کارفرما انجام دهید. بیان کردن این حالات در لغت زیاد مشکل نیست و نیز نشان دهید که شما خود نیز درخواست همکاری دارید.
۱۴ – ساختار نامه خود را به گونه ای تنظیم کنید که بیان کننده هدف ویژه شما باشد.
هدف اصلی نامه استخدامی خود را در پاراگراف ابتدایی شرح دهید، تصمیم بگیرید که بر روی این موضوع زیاد بحث کنید و مطمئن باشید که در عین حال این کار شما انگیزه کارفرما را برای به جریان انداختن کار شما بیشتر تقویت می کند.
۱۵ – برای درجات علمی و مدارج تحصیلی خود در نامه اهمیت قائل شوید .
مدارج علمی خود را به نحوی مشخص تر نمایید .مثلا نوع قلم آنها را عوض کنید و یا زیر آنها خطی بکشید. حتی می توانید آنها را درلیستی ارائه نمایید. فقط در تمامی این حالات سعی کنید خوانایی آنها از بین نرود.این کار حتی وقتی کارفرما نامه شما را سطحی هم می نگرد ، می تواند بقدر کافی مؤثر باشد.
۱۶ – نامه استخدامی را مختصر و مفید و خلاصه ارائه کنید.
نامه را ساده و تمیز ارائه نمایید و نه در هم ریخته. در هر پاراگراف از هفت خط بیشتر ننویسید حتی سعی کنید در هر پاراگراف از پنج خط یا کمتر بهره ببریید. طول جملات را تنوع ببخشید، هیچ یک از جملات خود را طولانی عرضه نکنید اما آنها را کوتاه هم قطع نکنید. یک صفحه ،برای یک نامه استخدامی کاملا ً کافیست.
۱۷ – توانایی های خود را با دلیل اثبات کنید.
برای هر شغل و سمتی دو نوع توانایی لازم است .۱ – مهارت فنی که در واقع مهترین ارزش نیز می باشد .۲ –تجربه کاری که برای کارفرمایان بسیار مهم است. داشتن اولین نوع مهارت به تنهایی کافی نیست ولی همراه شدن آن با مهارت نوع دوم کاملا موفقیت آمیز است.
۱۸ – فقط نامه اصلی را بفرستید
هرگز کپی نامه اصلی را به تنهایی یا همراه آن نفرستید .سعی کنید از چاپگرهای سوزنی استفاده ننمایید. ارسال نامه دست نویس نیز کار درستی نمی باشد.
۱۹ – کپی رزومه خود را نیز به نامه استخدامی پیوست نمایید.
به خاطر داشته باشید که هدف شما از نامه استخدامی این است که رزومه خود را به دست کارفرما برسانید و شرایط مصاحبه را فراهم نمایید.
۲۰ – عکس خود را به نامه خود الصاق نکنید.
به جز مواردی که نامه استخدامی برای شغلهایی مانند بازیگری و شغلهایی که با چهره سر و کار دارند، نوشته می شود ، اختصاص دادن فضایی به عکس در نامه استخدامی کاری بیهوده است. برای کارفرمایان صرفا دانستن قابلیتها و توانهایی های شما در ارتباط با شغل مربوطه مهم است.
۲۱ –نامه خود را با درخواست مصاحبه تمام کنید .
اصلی ترین هدف از نگارش نامه استخدامی همانا رسیدن به مرحله مصاحبه است .بنابر این در خواست مصاحبه در انتهای نامه را فراموش نکنید.
نکاتی در مورد نوشتن رزومه مؤثر
در زیر نکاتی ارائه می شود که به خلق رزومه ای مؤثر کمک می کند.اگر تاکنون نتوانسته اید رزومه مناسبی بنویسید و اگر می خواهید بدانید افراد موفق چگونه رزومه می نویسند ، مطالب زیر را بخوانید.
۱ – پاکیزه و تمیز و خالی از اشتباه بنویسید
متن خود را با دقت بخوانید و آن را از لحاظ گرامر و تایپ بررسی کنید، . در صورت امکان از شخص دیگری بخواهید که رزومه شما را از نظر املائی و مفهومی بررسی نماید. کوچکترین اشتباه ممکن است موجب بی ارزش شدن رزومه شود.
۲ – هدف و منظور خود را به طور مشخص شرح دهید
به طور کلی، مشخص بودن هدف و منظور ، کمک شایانی به مهم جلوه دادن صحبتهای شما در رزومه می کند . هدف شما به طور خلاصه تواناییهایتان را بیان می کند و به قدرت و نیرویتان در کار اهمیت می بخشد.
۳ – نقاط قوت خود را برای کارفرمایان معین نمایید.
روی هنر و توانایی های خود بیشتر تاکیید نمایید زیرا به این ترتیب کارفرما را در پاسخگویی به این سؤال که : “ این کارجو چه کارهایی می تواند برای پیشبرد اهداف مد نظر انجام دهد ؟ ” کمک می نمایید.
۴ – اطلاعات مهم تر را مشخص نمایید.
به طور متوسط هر کارفرما به مدت ۳۰ ثانیه روی هر رزومه وقت می گذارد. کارفرمایان غالبا بیشتر به تجربه های موفق کاری شما در گذشته اهمیت می دهند تا تحصیلات متنوع و اطلاعات گوناگون ، به همین دلیل مهمترین تجربیات خود را در ابتدای رزومه قرار دهید مانند ق ابلیتها، توانائیها و تجربیات و حتی تحصیلات که همگی به نوعی با هم در ارتباطند.
۵ – به تواناییهای خود اهمیت بدهید
رزومه خود را بر طبق قابلیتها و تواناییها درجه بندی کنید و استعدادهای خود را به طور خلاصه و مفید و با رعایت حق تقدم بیان کنید. به تواناییها و استعدادهای شخصی خود اهمیت دهید و خود را در بهترین وضعیت توصیف کنید . این گونه وانمود کنید که تواناییها ،واقعیتی در شما هستند.
۶ – از کلمات کلیدی بهره ببرید
سعی کنید از کلمات کلیدی مشخصی برای بیان تواناییها و تجربیاتتان استفاده کنید، مانند مدیریت حسابداری، عرضه محصولات ، ویژوال بیسیک، اکسل، پردازش داده ها، طراحی گرافیک و روشهای تبلیغات حرفه ای.
۷ – از کلمات اختصاری مربوط به حرفه استفاده نمایید.
از کلمات اختصاری و اصطلاحات خاص حرفه تان استفاده کنید تا نشان دهید آشنایی مناسب و کافی با حرفه تان دارید. اما دقت کنید رزومه شما مملو از این گونه کلمات نباشد که خواندن آن سخت و غیر قابل فهم گردد همچنین بهتر است جلوی اینگونه واژه ها کلمات اقتباس شده را نیز به طور کامل در پرانتز بیان کنید مثل: InformationTechnology ) I.T )
۸ – از کلمات تایید برانگیز بهره ببرید
خود را فعال و پر جنب و جوش، با کمال، با هوش و به عنوان کسی که در هر کمک و همکاری سهمی دارد توصیف کنید، این گونه به نظر کارفرما ازهر جهت مفید جلوه گر می شوید.
۹ – از آوردن ضمیر مثل ”من” پرهیز کنید
هر گز از صمائر شخصی و انعکاسی مثل “من“ در رزومه خود استفاده نکنید و سعی کنید جملات خودرا کوتاه کنید.
۱۰ – کلمات کلیدی را در متن مشخص جلوه دهید.
به جای پررنگ کردن و یا کج نوشتن کلمات جهت اهمیت دادن به آنها در بررسی اجمالی اندازه قلمها را افزایش دهید و یا از گیومه و یا علامت * برای اهمیت دادن به نکات کلیدی در رزومه بهره ببرید.
۱۱ – اطلاعات را خلاصه کنید.
وقتی که رزومه شما از یک یا دو صفحه بیشتر می شود، محدودیتهایی برای تبدیل آن به شکل الکترونیکی ایجاد می شود. بنابراین همواره توصیه می شود که رزومه خود را در یک صفحه تهیه کنید.
۱۲ – لیستی از تجربیات اخیر را مهیا کنید
تجربیات ۱۰ یا ۱۵ سال کاری پیش را به طور خلاصه ذکر نمایید.
۱۳ – به تجربیات خود کمیت بدهید
اعداد ابزارهای قویی هستند، به جای اینکه بگویید: “ تواناییهای من باعث افزایش میزان فروش در محل کار قبلی بود “ بهتر است که از اعداد نیز استفاده کنید و مثلاً بگویید: “ افزایش فروش ۱۵۰% در ۶ ماه “ از جمله تجربیات من در محل قبلی بوده است.
۱۴ – زیاده گویی نکنید.
از گزاف گفتن و استفاده از لغات حساس و دقیق پرهیز کنید .به زبانی دیگر برای تحت تاثیر قرار دادن کارفرما لازم نیست کلمات ژرف و عمیق بکار گیرید .از کلماتی استفاده کنید که برای همه قابل فهم باشد.
۱۵ – در مورد حقوق خود در رزومه مطلبی را بیان نکنید.
هرگز نوع و میزان حقوق خود را در رزومه تان مشخص نکنید.
۱۶ – از مطرح نمودن مسائل شخصی پرهیز کنید.
هرگز در مورد اطلاعات شخصی و خصوصی مثل عقیده و مذهب ، وضعیت ازدواج، سن و مال ثروت خود موردی را ذکر نکنید یا حتی نظرات شخصی خود را نیز مطرح نکنید . همچنین از شوخی و مزاح و بکاربردن کلمات مبتذل پرهیز کنید.
۱۷ – صادق باشید.
دروغ گفتن و گزاف گویی و مبالغه در مورد توانایی ها، همیشه خطری جد ی است که به خود شما باز می گردد.
۱۹ – رزومه را خودتان بنویسید
رزومه ای درست کنید که منعکس کننده فکر شما باشد.سعی کنید رزومه را با فکر و دست خودتان بنویسید.اگر اولین رزومه تان را شخصا بنویسید بسیار مهم است و به زودی حرفه ای هم خواهید شد.
۲۰ – ویژگی های شخصی وابسته به شغل خود را اعلام کنید.
اگر تصمیم دارید که خصیصه های شخصی خود را در رزومه قرار دهید مانند “مسئولیت پذیری” یا “قابلیت اطمینان” ،“برنامه ریزی دقیق در کار“ و … فقط سعی کنید تمامی آنها وابسته به نوع شغل مورد نظر باشند.
۲۱- سازگاری خود را با محیط کاری نشان دهید.
به منظور کم اهمیت جلوه دادن مدت زمان بیکاری و فواصل بین کار ، بهتر است قابلیت ها و تواناییهای کاری خود را عنوان کنید و از ذکر تاریخ وار تجربیات خود بپرهیزید.
۲۲- رزومه ای متعادل بسازید.
رزومه ای مؤثر است که متعادل باشد، پاکیزه باشد، سازگار و جذاب و خوشایند باشد، تقسیم بندی شده باشد و عنوانهای هر بخش هوشمندانه انتخاب شده باشند.
۲۳- عنوانها را کلی انتخاب کنید.
عنوانهای هر قسمت از رزومه را کلی و مناسب برگزینید مثلا: تجربیات ، سوابق کاری، تواناییها، خلاصه تحصیلات، هنر و فضیلت، تعلیم و تربیت، پیوستگی های حرفه ای ،امتیازات تحصیلی و حرفه ای، کتابها و مقالات اختصاصی، گواهی های دانشگاهی و …
۲۴- مثبت بنویسید.
تمام نکات منفی و با بیان غیر مثبت را از رزومه خود حذف کنید و به یاد داشته باشید که هر چه بیشتر تواناییها و نکات مثبت در مورد خود را عرضه کنید، موفق تر خواهید بود.
ده سؤال که کارفرمایان در رزومه شما دنبال پاسخ آنها می گردند
رزومه یا نامه استخدامی باید پاسخگوی سؤالات زیر باشد .
۱- این شخص کیست و در کجا زندگی می کند؟
۲- این شخص چند سال دارد؟
۳- آیا این شخص از تعلیمات لازم برخوردار است؟ در محیط تحصیل چگونه بوده است؟
کارفرمایان مایلند اگر شما درجه و یا نشان احترامی دارید در اختیار آنها قرار دهید و از آنها در جهت مثبت شغلی خود استفاده نمایید.
۴- آیا فردمورد نظر مرتب ، با دقت و منضبط است؟(در مورد کاربا تجهیزات و وسائل کاری که در اختیار شما قرار می گیرد می تواند مهم باشد.)
۵- آیا این شخص در مشکلات شرکت می تواند به ما کمک نماید ؟ (کارفرمایان افرادی را نیاز دارند که به مشکلات کاری توجه نموده و راه حل هایی برای آنها بیابند. به عبارت دیگر فردی مطلوب است که تفکرات بنیادی داشته و در خدمت اهداف کاری کارفرمایان باشد.)
۶- آیا تجربیات کافی برای مفید کار کردن دار د؟ چه کارهایی را می تواند موفقیت آمیز به انجام رساند ؟
بهترین روش پاسخ گویی مناسب به این سؤال، داشتن یک رزومه عالی، با تاریخ مرتب شده و طرح بندی تازه و تمیز می باشد.
۷- آیا این فرد مشکلات خاصی از جمله فاصله کاری ،چند شغل داشتن ،..دارد ؟
۸- کدام حرفه و یا هنر و کمال در فرد شاخص است؟(روی کلمات حرفه و کمال و هنر کاملاً دقت کنید. هنگامی که شما یک برنامه کاری مشخص ارائه کنید، کارفرما می تواند ارتباطی عالی بین توانایی ها و شایستگی و قابلیت شما پیدا کنند و این به منزله پلی به سوی موفقیت شما خواهد بود.)
۹- این فرد چگونه در حل مشکلات مفید خواهد بود ؟(کارفرمایان آینده نگر از اینکه شما بتوانید برای ایشان و نیز شرکتشان موفق و سودمند باشید و در جهت بهبود و روند رو به رشد آنها گام بردارید ، خشنود می شوند. این بهبودی می تواند در راستای فروش بیشتر، تثبیت قیمتها ،.. باشد.
۱۰- آیا می توان به این شخص اعتماد نمود؟(آیا شما به کسی که برایتان مفید نیست اعتماد می کنید؟کارفرمایان نیز درصدد هستند که بی پرده نظرات مثبت و منفی خود را در مورد شما بگویند .)
اشتباهاتی که نباید در نامه در خواست استخدام مرتکب شد .
رعایت نکردن برخی اصول ،در نوشتن نامه درخواست شغل، از تاثیر آن روی کارفرما می کاهد. برخی اشتباهات کارجویان در نوشتن نامه درخواست شغل ممکن است در کارفرما تاثیر منفی داشته باشد.
بعضی از این اشتباهات عبارتند از:
۱. مشخص نبودن هدف در مکاتبات.
۲. عدم پاسخگویی به نیازهای کارفرما.
۳. استفاده ازجملات کسل کننده .
۴. ساختار غیر حرفه ای نامه.
۵. وجود اشکالات املایی و دستوری.
۶. استفاده از الفاظ غیر متعارف و نا درست .
۷. بیان ننمودن تواناییها ،علائق و نیز اشاره نکردن به موفقیتهای آتی.
۸. ننوشتن راه تماس با نویسنده.
۹. خطا در آدرس فرستنده و یا گیرنده.
۱۰. تایپ یا پرینت غیر استاندارد.
۱۱. حجیم بودن نامه.
۱۲. استفاده از کاغذ نامناسب نامه .
۱۳. پیگیری نکردن تلفنی نتیجه کار در همان هفته.
۱۴. ارسال نامه دستنویس .
۱۵. استفاده از لوازم التحریر نامناسب .
۱۶. سایز نادرست نامه .
۱۷. ننوشتن نامه هایی با ساختار متفاوت برای موقعیتهای شغلی متفاوت.
اشتباهاتی که نباید در نوشتن رزومه مرتکب شد.
برخی کارجویان هنگام نوشتن رزومه مرتکب اشتباهاتی جبران ناپذیر می شوند و ارزش رزومه خود را پایین می آورند.این اشتباهات موجب از بین رفتن رزومه یا اصطلاحاً ترتیب اثر ندادن به رزومه خواهد شد. پس بهتر است مطمئن شوید رزومه شما اطلاعات مناسبی را به شکل صحیح به کارفرما ارائه می کند . برخی از این اشتباهات عبارتند از:
۱- اشاره به وضعیت تجرد و یا تاهل .
۲- پر کردن رزومه برای شغل مدیریت میانی در حالیکه شامل تجربیات کاری وابسته به آن نمی باشد.
۳- نوشتن کلمه “رزومه“ با حروف بزرگ در مرکز و بالای صفحه.
۴- نوشتن اطلاعات شخصی مثل: وزن ، قد ، سن و نژاد و نسل .
۵- آشکار کردن وضعیت شغلی و تحصیلی اولیاء.
۶- تقاضا در مورد حقوق .
۷- حجم زیاد صفحات رزومه .
۸- ارسال رزومه روی دیسکت همراه با نامه استخدامی و دستورالعمل استفاده از دیسکت و دیدن رزومه.
۹- اشاره به سالهای وقفه کاری با ذکر “در حبس بوده ام !“ و یا “در کشورهای دیگر در جستجوی کار بوده ام!“
۱۰- اشاره به برنامه های تفریحی بین کار در حین صحبت در مورد تجربیات کاری
۱۱- ارسال رزومه دست نویس.
۱۲- اعتراف به اخراج از ۳ شغل آخر خود .
۱۳- شروع کردن هر جمله با ضمیر “من“.
۱۴- اشتباه املایی در مورد کلمات کلیدی مثل تعلیمات، تحصیلات و تجربیات.
